Es ist zu unterscheiden zwischen

geschäftlichem Anlass und
betrieblichem Anlass.

Man spricht von geschäftlichen Anlässen wenn Geschäftspartner oder deren Mitarbeiter teilnehmen. Werden ausschließlich Mitarbeiter des eigenen Unternehmens bewirtet, so spricht man von einem betrieblichen Anlass. (R 4.10 Abs. 7 EStR)

geschäftlicher Anlass:

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass ist die Angemessenheit der Höhe zu prüfen.

Bei Angemessenheit sind die Bewirtungskosten (ohne USt) zu 70% als Betriebsausgaben ansetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Umsatzsteuer kann in voller Höhe als Vorsteuer geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).

Hierzu wird der Beleg in voller Höhe auf das Konto „Bewirtungskosten“ (SKR03: 4650, SKR04: 6640) gebucht und dabei die Vorsteuer gebucht. Anschließend erfolgt eine Umbuchung in Höhe von 30% des Nettobetrags auf das Konto „nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ (SKR03: 4654, SKR04: 6644).

Ab 150 Euro Bruttobetrag gelten verschärfte Anforderungen an den Bewirtungsbeleg. Unter anderem ist der Beleg vom Aussteller (idR dem Wirt oder seinem Angestellten) auszufüllen, nicht vom Belegempfänger. (R 4.10 Abs. 8 EStR).

betrieblicher Anlass:

Bei Bewirtungsaufwendungen für eigene Mitarbeiter bestehen folgende Möglichkeiten:

Belohnungsessen / Sachbezug: Für jeden Mitarbeiter können pro Kalendermonat Essen im Wert von 44 Euro zur Verfügung gestellt werden, ohne dass der Mitarbeiter diese Essen als Arbeitslohn versteuern muss. Die Bewirtungsaufwendungen können vom Betrieb als Betriebsausgaben voll angesetzt werden. Allerdings darf der Wert des Essens zusammen mit anderen Sachbezügen die Grenze von 44 Euro pro Mitarbeiter und Monat nicht übersteigen. (§8 Abs. 2 Satz 11 EStG)
eigenbetriebliches Interesse des Betriebs: liegt ein eigenbetriebliches Interesse des Betriebs vor, gehören die Mahlzeiten nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters. (BFH Urteil vom 21.01.10, VI R 51/08 und R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR)
Bei Betriebsveranstaltungen (max. zwei pro Jahr) sind für die Teilnehmer Aufwendungen bis zu 110 Euro pro Veranstaltung und teilnehmender Person steuerfrei. (§19 Abs. 1a Satz 3 EStG) Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass alle Mitarbeiter des Betriebes bzw. Betriebsteils an der Veranstaltung teilnehmen dürfen.
Getränke, die im Betrieb zur kostenlosen Verwendung ausgeteilt werden, sind bis zu einem Wert von 60 Euro Aufmerksamkeiten und gehören nicht zum zu versteuernden Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR)
Während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (nicht danach!) gewährte Essen sind bis zu einem Wert von 60 Euro Aufmerksamkeiten (R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR).
für alle anderen Aufwendungen:
- Pauschalversteuerung: Die gewährten Vorteile können mit pauschal 30% durch den Arbeitgeber versteuert werden (§37b EStG).
- einkommensteuerpflichtiger Arbeitslohn beim Mitarbeiter.